Polityka Prywatności dla Klientów DXN

POLITYKA PRYWATNOŚCI DLA KLIENTÓW DXN

Niniejsza Polityka Prywatności opisuje, w jaki sposób DXN International Poland z siedzibą w Gdańsku, przy ul. Romana Dmowskiego 12, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000426992, NIP: 6462928159, REGON: 242972804 („DXN”, „my” lub „nas”) wykorzystuje dane osobowe zbierane lub otrzymywane od Klientów DXN („Klient” lub „Ty”). Niniejsza Polityka Prywatności opisuje, w jaki sposób zbieramy lub otrzymujemy Twoje dane osobowe, jakie rodzaje danych osobowych przetwarzamy, w jaki sposób je wykorzystujemy, udostępniamy i chronimy, jak długo je przechowujemy, jakie prawa przysługują Ci w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych, oraz w jaki sposób możesz się z nami skontaktować w sprawach dotyczących naszych praktyk związanych z ochroną prywatności. Administratorem Twoich danych osobowych jest DXN International Poland z siedzibą w Gdańsku. Z Administratorem można się skontaktować pisemnie na adres siedziby wskazany powyżej lub elektronicznie pod adresem e-mail: pdpa@dxn2u.com.

Jak zbieramy i otrzymujemy od Ciebie dane osobowe?

Tam, gdzie prosimy Cię o podanie danych osobowych, wskażemy, czy podanie tych danych jest wymogiem ustawowym lub umownym, lub czy jest niezbędne do zawarcia i/lub wykonania umowy. Poinformujemy Cię również, czy jesteś zobowiązany do podania danych oraz jakie mogą być konsekwencje ich niepodania.

DXN zbiera i otrzymuje dane osobowe od Klientów za pomocą różnych środków, w tym między innymi:

  • Transakcje i interakcje z DXN: Gdy dokonujesz zakupu produktów za pośrednictwem strony internetowej DXN, aplikacji mobilnej, punktów obsługi lub dystrybutorów, zbieramy takie informacje jak Twoje imię i nazwisko, dane kontaktowe, adres korespondencyjny oraz informacje dotyczące płatności.
  • Działania marketingowe i angażujące klientów: DXN może również zbierać dane osobowe, gdy uczestniczysz w kampaniach promocyjnych, realizujesz kupony rabatowe na produkty, bierzesz udział w seminariach lub szkoleniach, uczestniczysz w losowaniach nagród lub konkursach, bądź odpowiadasz na ankiety satysfakcji klienta.
  • Systemy bezpieczeństwa i dostępu: Dane osobowe zbierane za pośrednictwem systemów bezpieczeństwa DXN, takich jak monitoring wizyjny (CCTV), księgi rejestracji klientów, karty dostępu, rejestracja pojazdów oraz systemy logowania wejść, gdy Klient przebywa w oddziale lub punkcie obsługi DXN. Strefy objęte monitoringiem wizyjnym są odpowiednio oznakowane. Nagrania z monitoringu przechowywane są przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania, chyba że stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie przepisów prawa – w takim przypadku okres przechowywania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Rodzaje przetwarzanych danych osobowych

Przetwarzamy następujące rodzaje danych osobowych dotyczących Ciebie:

  • Dane kontaktowe: takie jak imię i nazwisko, adres firmowy lub prywatny, adres e-mail, numer telefonu oraz identyfikatory w mediach społecznościowych lub komunikatorach internetowych;
  • Dane finansowe i płatnicze: informacje o karcie kredytowej, faktury, zamówienia zakupu, dokumenty dostawy oraz dane rozliczeniowe;
  • Dane dostępowe i związane z bezpieczeństwem: księgi wejść, nagrania z monitoringu wizyjnego, rejestry kart dostępu, numery rejestracyjne pojazdów – w zakresie, w jakim są wymagane w celu uzyskania dostępu do punktów obsługi DXN; oraz
  • Dane dotyczące komunikacji i interakcji: w tym korespondencja z przedstawicielami DXN (e-maile, listy, wiadomości WhatsApp), notatki ze spotkań, udział w briefingach, szkoleniach, webinarach lub innych wydarzeniach organizowanych przez DXN.

Inne dane osobowe możemy przetwarzać wyłącznie w wyjątkowych okolicznościach. Jeżeli będziemy musieli przetwarzać inne rodzaje danych osobowych dotyczących Ciebie, upewnimy się, że zostaniesz poinformowany o takim przetwarzaniu oraz że istnieje ważna podstawa prawna do jego dokonania (np. Twoja zgoda).

W jaki sposób wykorzystujemy zebrane dane osobowe?

Przetwarzamy Twoje dane osobowe wyłącznie w zakresie, w jakim jest to niezbędne:

i. Aby wykonać zawartą z Tobą umowę lub podjąć działania na Twoje żądanie przed jej zawarciem, w tym w celu:

  • Zarządzania Twoimi zakupami produktów jako Klienta DXN (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – niezbędność do wykonania umowy);
  • Odpowiadania na Twoje zapytania, żądania lub uwagi (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, a w przypadku zapytań niezwiązanych z umową – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
  • Udostępniania Twoich danych kontaktowych, danych firmowych i innych istotnych informacji podmiotom powiązanym w ramach grupy kapitałowej do której należy DXN (w zakresie niezbędnym dla celów operacyjnych) (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – uzasadniony interes polegający na spójnej obsłudze klienta w ramach grupy kapitałowej, zgodnie z motywem 48 RODO);
  • Prowadzenia rozliczeń księgowych, fakturowania, płatności, audytu i innych powiązanych czynności administracyjnych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z ustawą o rachunkowości i Ordynacją podatkową – w zakresie dokumentacji księgowo-podatkowej; art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – w zakresie samej realizacji płatności);
  • Egzekwowania obowiązujących warunków umowy (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) i lit. f) RODO – wykonanie umowy oraz dochodzenie roszczeń).

ii. Aby wypełnić ciążące na nas obowiązki prawne, w tym w celu:

  • Przestrzegania przepisów prawa nakładających na nas obowiązek przechowywania dokumentacji (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z art. 74 ustawy o rachunkowości oraz art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej);
  • Przestrzegania innych przepisów prawa, które mogą mieć do nas zastosowanie (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – w tym w szczególności ustawy o prawach konsumenta w zakresie obsługi reklamacji i zwrotów).

iii. Dla celów wynikających z naszych prawnie uzasadnionych interesów, w tym w celu:

  • Prowadzenia, oceny i doskonalenia naszych produktów, działalności i usług (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – uzasadniony interes polegający na podnoszeniu jakości oferty na podstawie analizy satysfakcji klientów);
  • Śledzenia, dokumentowania i oceny udziału w szkoleniach, spotkaniach i wydarzeniach organizowanych przez DXN (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, a w przypadku w pełni dobrowolnego i pozaumownego udziału – art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, tj. zgoda);
  • Zapobiegania i ochrony Ciebie, nas oraz innych osób przed oszustwami, nieautoryzowanymi transakcjami, roszczeniami i inną odpowiedzialnością (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – zgodnie z motywem 47 RODO zapobieganie oszustwom stanowi wprost przykład uzasadnionego interesu administratora);
  • Zapewnienia zgodności z politykami wewnętrznymi DXN oraz standardami branżowymi (np. zapewnienie bezpieczeństwa systemów IT i danych klientów – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
  • Przetwarzania danych osobowych dla wewnętrznych celów administracyjnych (np. zarządzania kontem klienta w systemie CRM – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
  • Ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);

iv. Marketing bezpośredni oraz pliki cookies

  • Prowadzenia marketingu bezpośredniego własnych produktów i usług DXN (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – zgodnie z motywem 47 RODO);
  • Przesyłania informacji handlowych drogą elektroniczną (newsletter, e-mail, SMS) po uzyskaniu Twojej odrębnej, dobrowolnej zgody (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO);
  • Instalowania i odczytywania plików cookies oraz podobnych technologii na Twoim urządzeniu (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) lub f) RODO dla cookies niezbędnych; art. 6 ust. 1 lit. a) RODO dla cookies analitycznych i marketingowych).

Przetwarzając Twoje dane osobowe dla powyższych celów, dokładnie wyważyliśmy uzasadnione interesy naszej organizacji względem Twoich praw w zakresie ochrony danych osobowych. Dalsze informacje możesz uzyskać, kontaktując się z nami pod adresem: pdpa@dxn2u.com.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec Ciebie decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.

W jaki sposób udostępniamy dane osobowe?

DXN nie sprzedaje, nie wynajmuje ani nie wymienia Twoich danych osobowych. Udostępniamy Twoje dane osobowe, działając jako współadministratorzy, oraz podmiotom takim jak:

  • Inne spółki z grupy kapitałowej do której należy DXN;
  • Dostawcy rozwiązań infrastrukturalnych, platformowych lub programistycznych typu SaaS, usług tworzenia oprogramowania, usług utrzymania systemów informatycznych, usług zarządzania dokumentacją lub usług marketingowych;
  • Dostawcy usług logistycznych;
  • Dostawcy usług transakcji finansowych; oraz
  • Organy administracji publicznej lub inne podmioty trzecie, jeżeli wymaga tego lub na to zezwala prawo, lub jeżeli jest to zasadnie konieczne dla ochrony praw, uzasadnionych interesów, mienia lub bezpieczeństwa Twojego, innych osób lub nas samych.

Z każdym podmiotem przetwarzającym dane osobowe w naszym imieniu (np. dostawcą IT, dostawcą usług logistycznych) zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO, zobowiązującą taki podmiot do stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa i przetwarzania danych wyłącznie na nasze udokumentowane polecenie.

Międzynarodowe przekazywanie danych

Przekazujemy zbierane o Tobie dane osobowe podmiotom z grupy kapitałowej do której należy DXN, jak również zewnętrznym dostawcom usług przetwarzającym dane osobowe w naszym imieniu. Niektóre z tych spółek i dostawców usług mają siedzibę w krajach innych niż kraj, w którym pierwotnie zebrano dane osobowe. Przepisy prawa obowiązujące w tych krajach mogą nie zapewniać takiego samego poziomu ochrony danych, jak przepisy kraju, w którym pierwotnie podałeś swoje dane osobowe. Przekazując Twoje dane osobowe do innych krajów, będziemy chronić te dane osobowe zgodnie z niniejszą Polityką Prywatności oraz obowiązującymi przepisami prawa. W szczególności, w przypadku przekazywania danych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w tym do Malezji, gdzie znajduje się siedziba główna DXN, zapewniamy odpowiedni stopień ochrony danych poprzez zastosowanie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c) RODO) lub – jeżeli dotyczy – na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO). Kopię zastosowanych zabezpieczeń możesz uzyskać, kontaktując się z nami pod adresem pdpa@dxn2u.com.

W jaki sposób chronimy dane osobowe?

Utrzymujemy odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa, zaprojektowane w celu ochrony przetwarzanych przez nas danych osobowych przed przypadkowym, bezprawnym lub nieuprawnionym zniszczeniem, utratą, zmianą, dostępem, ujawnieniem lub wykorzystaniem.

Jak długo przechowujemy dane osobowe?

Przechowujemy dane osobowe tak długo, jak jest to konieczne do realizacji celów, dla których je zbieramy (patrz powyżej „W jaki sposób wykorzystujemy zebrane dane osobowe”), chyba że przepisy prawa wymagają lub zezwalają inaczej. W szczególności: (a) dane związane z realizacją umowy przechowujemy przez okres jej obowiązywania oraz przez 6 lat po jej zakończeniu, w celu obsługi ewentualnych roszczeń, zgodnie z terminami przedawnienia określonymi w Kodeksie cywilnym; (b) dokumenty księgowe i podatkowe – przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy, zgodnie z Ordynacją podatkową; (c) dane przetwarzane na podstawie zgody (np. w celach marketingowych) – do czasu wycofania zgody; (d) dane przetwarzane w celu marketingu bezpośredniego opartego na uzasadnionym interesie – do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu; (e) nagrania z monitoringu wizyjnego – przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy, zgodnie z zasadą minimalizacji danych. Skontaktuj się z nami, korzystając z danych kontaktowych podanych w niniejszej Polityce Prywatności, jeżeli masz pytania dotyczące naszych praktyk w zakresie retencji danych.

Pliki cookies i podobne technologie

Nasza strona internetowa wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie w celu: (a) zapewnienia prawidłowego działania sklepu internetowego i koszyka zakupowego (cookies niezbędne – niewymagające zgody); (b) analizy statystyk odwiedzin strony (cookies analityczne); (c) dopasowania wyświetlanych reklam do Twoich zainteresowań (cookies marketingowe). Cookies inne niż niezbędne instalujemy wyłącznie po uzyskaniu Twojej uprzedniej zgody, wyrażonej za pomocą banera cookies wyświetlanego przy pierwszej wizycie na stronie. Zgodę tę możesz w każdej chwili wycofać lub zmienić w ustawieniach przeglądarki internetowej lub w panelu zarządzania preferencjami dostępnym na stronie.

Marketing elektroniczny (newsletter)

Jeżeli wyrazisz odrębną, dobrowolną zgodę, będziemy przesyłać Ci informacje handlowe drogą elektroniczną (e-mail, SMS). Zgodę tę możesz wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem – na przykład klikając link rezygnacji zamieszczony w stopce każdej wiadomości.

Dane osobowe małoletnich

Nasz sklep internetowy przeznaczony jest dla osób pełnoletnich, posiadających pełną zdolność do czynności prawnych. Jeżeli jesteś osobą niepełnoletnią, złożenie zamówienia oraz podanie danych osobowych wymaga zgody Twojego rodzica lub opiekuna prawnego.

Aktualizacje niniejszej Polityki Prywatności

DXN może aktualizować niniejszą Politykę Prywatności od czasu do czasu. O wszelkich istotnych zmianach niniejszej Polityki Prywatności poinformujemy na odpowiednich stronach internetowych DXN, w oficjalnych publikacjach DXN lub za pośrednictwem innych odpowiednich kanałów komunikacji. Wszelkie zmiany obowiązują od dnia publikacji, chyba że w powiadomieniu wskazano inaczej.

Twoje prawa

Z zastrzeżeniem odpowiednich przepisów prawa, przysługują Ci następujące prawa w zakresie ochrony danych osobowych:

Prawo dostępu

Masz prawo uzyskać od nas potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, a jeżeli tak – dostęp do tych danych. Masz również prawo zwrócić się do nas o kopię Twoich danych osobowych.

Prawo do sprostowania

Masz prawo zażądać od nas sprostowania danych osobowych, które Twoim zdaniem są nieprawidłowe. Masz również prawo zażądać uzupełnienia danych, które Twoim zdaniem są niekompletne. Prawo to przysługuje zawsze.

Prawo do usunięcia danych

Prawo to znane jest również jako „prawo do bycia zapomnianym” i w uproszczeniu umożliwia Ci zażądanie usunięcia lub skasowania Twoich danych, jeżeli nie ma przekonującego powodu, dla którego mielibyśmy nadal je wykorzystywać. Nie jest to ogólne prawo do usunięcia danych – istnieją wyjątki, np. gdy ciąży na nas obowiązek prawny zachowania Twoich danych.

Prawo do ograniczenia przetwarzania

Masz prawo zażądać od nas ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych w określonych okolicznościach.

Prawo do przenoszenia danych

Prawo to dotyczy wyłącznie danych osobowych, które nam przekazałeś. Masz prawo zażądać, abyśmy przekazali dane, które nam podałeś, innej organizacji lub przekazali je bezpośrednio Tobie. Prawo to ma zastosowanie wyłącznie do danych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie Twojej zgody lub zawartej z Tobą umowy (art. 20 RODO).

Prawo do wycofania zgody

Jeżeli wyraziłeś zgodę na przetwarzanie Twoich danych osobowych, masz prawo wycofać tę zgodę w dowolnym momencie. Nie wpłynie to na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Prawo do sprzeciwu

Gdy przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów, masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania. Jeżeli wniesiesz sprzeciw, zaprzestaniemy przetwarzania Twoich danych, chyba że będziemy mieli ważne, prawnie uzasadnione podstawy do dalszego przetwarzania. Jeżeli przetwarzamy Twoje dane w celu marketingu bezpośredniego, masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania, a my zaprzestaniemy przetwarzania Twoich danych w tym celu bezwarunkowo, bez konieczności wykazywania przez nas jakichkolwiek dodatkowych przesłanek.

Prawo związane z zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji

Masz prawo do tego, by nie podlegać decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, i wywołuje wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływa, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w art. 22 ust. 2 RODO.

Prawo do wniesienia skargi

Jeżeli masz obawy dotyczące sposobu, w jaki obchodzimy się z Twoimi danymi osobowymi lub je przetwarzamy, skontaktuj się z naszym Inspektorem Ochrony Danych (dane kontaktowe poniżej), który zbada sprawę i przekaże Ci odpowiedź. Jeżeli po naszej odpowiedzi nadal nie będziesz usatysfakcjonowany, w zależności od przepisów kraju, w którym mieszkasz lub pracujesz, możesz mieć prawo złożyć skargę do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych. W Polsce właściwym organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Na Twoje żądanie dotyczące realizacji powyższych praw odpowiemy bez zbędnej zwłoki, a w każdym razie w terminie miesiąca od jego otrzymania. W przypadku skomplikowanego charakteru żądania lub dużej liczby żądań termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym zostaniesz poinformowany wraz z podaniem przyczyn opóźnienia.

Jak się z nami skontaktować?

Jeżeli masz jakiekolwiek pytania dotyczące niniejszej Polityki Prywatności, chcesz zaktualizować informacje, które o Tobie posiadamy, lub chcesz skorzystać ze swoich praw w zakresie ochrony danych osobowych, możesz skontaktować się z lokalnym oddziałem DXN pod adresem e-mail pdpa@dxn2u.com lub listownie na adres:

DXN International Poland
ul. Romana Dmowskiego 12
80-264 Gdańsk